Утверждены приказом Министра труда и 
  социальной защиты населения 
  Республики Казахстан
  от «05» июля 2007 года № 149-п 


Правила ведения и хранения трудовых книжек


1. Общие положения
1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила) разработаны в соответствии со статьей 35 Трудового кодекса Республики Казахстан.
2. Правила определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.
3. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) акты работодателя – приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем; 
2) работодатель – физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях; 
3) трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника.
 
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек
 
4. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника.
5. В трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение;
3) сведения о награждениях и поощрениях.
Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.
6. Внесение записей в трудовую книжку производится в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» уполномоченным работодателем должностным лицом.
7. Все записи о датах заключения трудового договора либо его, прекращения, перевода на другую работу, награждения, поощрения производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) в соответствии с актом работодателя после заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения, поощрения.
8. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации по просьбе работника впервые приступившего к работе.
Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.
Образование, профессия и специальность указываются на основании подтверждающих документов.  
9. Внесение сведений в раздел «Сведения о работе» производится с соблюдением следующего порядка:
1) Отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя;
2) в графе 1 указывается порядковый номер записи;
3) в графе 2 указывается дата приема на работу;
4) в графе 3 указываются полное наименование работодателя, сведения о работе в соответствии с заключенным трудовым договором (с указанием структурного подразделения (цех, отдел), должности) и соответствующая норма законодательства, на основании которой произведен прием на работу;  
5) в графе 4 указывается основание внесения записи – дата и номер акта работодателя.
10. Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации. 
11. Запись о переводе работника на другую постоянную работу у одного работодателя оформляется в порядке, установленном пунктом 9 Правил. 
12. Если за время работы работника изменится наименование юридического лица, то в графе 3 отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 указывается основание изменения наименования (дата и номер свидетельства о регистрации или перерегистрации юридического лица).
13. Запись о прекращении трудового договора производится с соблюдением следующего порядка: 
1) в графе 1 указывается порядковый номер записи;
2) в графе 2 указывается дата увольнения;
3) в графе 3 указываются сведения об увольнении (с указанием причин и соответствующей нормы действующего законодательства);
4) в графе 4 указывается основание внесения записи (дата и номер акта работодателя).
14. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения: 
1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами; 
3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.
15. Сведения, указанные в пункте 14 Правил, вносятся в следующем порядке:
1) в графе 1 указывается порядковый номер записи; 
2) в графе 2 указывается дата награждения или поощрения; 
3) в графе 3 указывается наименование работодателя, вносится запись, кем награжден или поощрен работник, какой наградой или поощрением; 
4) в графе 4 указывается основание внесения записи (дата, номер и наименование документа).
16. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня увольнения.
17. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.
18. Если юридическое лицо (работодатель), внесшее неправильную или неточную запись реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.
В случае прекращения деятельности работодателя – физического лица, а также ликвидации работодателя – юридического лица факт внесения неправильной или неточной записи устанавливается в соответствии с действующим законодательством.
19. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. 
20. При изменении сведений о работе изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то должности" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую работу в случае незаконного расторжения трудового договора или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней должности". При изменении формулировки причины расторжения трудового договора пишется: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
21. Исправленные сведения о трудовой деятельности должны соответствовать сведениям в документах, подтверждающих трудовую деятельность работника (трудовом договоре с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения; выписке из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; выписке из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужном списке (перечне сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанным работодателем, заверенным печатью организации либо нотариально; архивной справке, содержащей сведения о трудовой деятельности работника).  
22. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
23. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
24. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя заверяются печатью и подписью работодателя. 
25. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку. 
26. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.  
27. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений может храниться у работодателя по месту работы. 
28. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
29. Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
30. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Казахстан.